Greener Green - Ανάπτυξη πρακτικών βιωσιμότητας στα δημοτικά σχολεία

Ψηφιακά εργαλεία για τη διαχείριση έργων και χρόνου - Διάγραμμα Gantt

Δημιουργία διαγράμματος Gantt

Για τη δημιουργία ενός διαγράμματος Gantt θα χρειαστούν οι ακόλουθες πληροφορίες: μια λίστα εργασιών, οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης κάθε εργασίας, οι αλληλεξαρτήσεις των εργασιών, οι «ιδιοκτήτες/-τριες» εργασιών και τα μέλη της ομάδας στα οποία έχει ανατεθεί κάθε εργασία. Εκτιμήστε τη διάρκεια και τους πόρους που απαιτούνται για κάθε εργασία και να είστε προετοιμασμένοι/-ες να επανασχεδιάσετε και να ανακατανείμετε τους πόρους καθώς το έργο προχωράει. Λάβετε υπόψη ότι ένα διάγραμμα Gantt απαιτεί μια λίστα εργασιών με ημερομηνίες έναρξης και λήξης ως βασικές πληροφορίες, αλλά μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε πρόσθετες λεπτομέρειες, όπως τις αλληλεξαρτήσεις των εργασιών και την κατανομή των πόρων, ανάλογα με τις δυνατότητες του εργαλείου διαγράμματος Gantt που χρησιμοποιείτε.

Υπάρχει μεγάλη ποικιλία διαθέσιμων λογισμικών για τη δημιουργία διαγραμμάτων Gantt, ωστόσο, αυτά μπορούν πολύ εύκολα να δημιουργηθούν και στο Excel. Αν και η παρούσα ενότητα δεν είναι παρά μια σύντομη επισκόπηση, σημειώστε ότι διατίθεται πολύ υλικό σε μορφή βίντεο.

Δημιουργία διαγράμματος Gantt στο Excel (Forbes)

Ας δημιουργήσουμε ένα πολύ βασικό διάγραμμα Gantt στο Excel για να δείτε πόσο εύκολο είναι να εργαστείτε με αυτά.

1. Καταγράψτε όλες τις εργασίες στη στήλη Α.

2. Γράψτε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης στις στήλες Β και C για κάθε εργασία.

3. Στη στήλη D, χρησιμοποιήστε τον τύπο =C2-B2 για να υπολογίσετε τη διάρκεια κάθε εργασίας.

4. Στην καρτέλα Εισαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή διαγράμματος στήλης ή ραβδογράμματος στην ομάδα Διαγράμματα. Επιλέξτε την τρισδιάστατη οριζόντια διάταξη και θα εμφανιστεί η περιοχή του διαγράμματος Gantt.

5. Συμπληρώστε τα σχετικά δεδομένα και διαμορφώστε το διάγραμμα Gantt με τον τρόπο που θέλετε.

Αν δεν θέλετε να ξεκινήσετε από το μηδέν, μπορείτε να βρείτε πρότυπα διαγραμμάτων Gantt από το διαδίκτυο. Αυτά τα πρότυπα διαθέτουν επικεφαλίδες και τύπους και το μόνο που χρειάζεται είναι να εισάγετε τις πληροφορίες σας, ώστε να δημιουργήσετε εύκολα και γρήγορα ένα διάγραμμα.

Κατά τη διάρκεια ποιας φάσης 1) του έργου και (ποιας φάσης) 2) του κύκλου PDCA μπορεί ο διαχειριστής/-τρια έργου να αναπροσαρμόσει το διάγραμμα Gantt;

Λογισμικό διαγραμμάτων Gantt

Τα διαγράμματα Gantt είναι ένα εργαλείο χρονοπρογραμματισμού έργων και, ως εκ τούτου, είναι ενσωματωμένα σε όλα σχεδόν τα λογισμικά διαχείρισης έργων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό διαγραμμάτων Gantt ως αυτόνομο εργαλείο στον υπολογιστή σας ή ως διαδικτυακή έκδοση που προσφέρει τη δυνατότητα εύκολης κοινοποίησης σε άλλα ενδιαφερόμενα μέρη. Το λογισμικό διαγράμματος Gantt για τον υπολογιστή αφορά μία τοπική έκδοση που ενημερώνεται μόνο από εσάς. Κάθε φορά που κάνετε αλλαγές, θα πρέπει να δίνετε ένα αντίγραφο στους υπόλοιπους/-ες.

Από την άλλη πλευρά, με τη διαδικτυακή έκδοση του λογισμικού, μπορείτε ακόμα πιο εύκολα να ενημερώνετε και να κοινοποιείτε τα διαγράμματά σας. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα αυτόματης ενημέρωσης ενόσω οι πόροι και τα αρμόδια μέλη της ομάδας ασχολούνται με τις ανατεθείσες εργασίες τους.

Όταν έρθει η ώρα να επιλέξετε λογισμικό διαγράμματος Gantt για τις ανάγκες διαχείρισης έργου βεβαιωθείτε ότι διαθέτει τις εξής δυνατότητες:

• Καθορισμός και ενημέρωση των ορόσημων του έργου σας.
• Σύνδεση εργασιών σύμφωνα με προκαθορισμένες ή προσαρμόσιμες αλληλεξαρτήσεις.
• Συνεργασία σε ένα δυναμικό σχέδιο έργου.
• Κοινή χρήση αρχείων με τη μορφή κειμένου, εικόνων βίντεο ή σημειώσεων που συνοψίζουν τις εργασίες.
• Παρακολούθηση της προόδου κάθε εργασίας σε σχέση με τον αρχικό προγραμματισμό.

Ορισμένες από τις κορυφαίες πλατφόρμες του είδους είναι οι ClickUP, Wrike, TeamGantt, GoodDay, dotProject και Microsoft Project. 

Click up 

Το ClickUp διευκολύνει σημαντικά τον σχεδιασμό, την οργάνωση και τη συνεργασία σε ένα έργο. Με το ισχυρό και προσαρμόσιμο εργαλείο διαχείρισης εργασιών που διαθέτει, η απόδοσή σας ενισχύετε ενώ διασφαλίζετε ότι όλα ολοκληρώνονται εγκαίρως. Πρόκειται κυρίως για ένα εργαλείο για επιχειρηματίες και ελεύθερους/-ες επαγγελματίες, σίγουρα όμως μπορεί να αξιοποιηθεί επίσης από εκπαιδευτικούς και εκπαιδευτικά συστήματα. Η Google, η Netflix, η AirBnB και η Nike είναι μερικά από τα μεγάλα ονόματα που χρησιμοποιούν το ClickUp. Κάθε έκδοση έχει διαφορετικές δυνατότητες, με τις περισσότερες από αυτές ωστόσο να διατίθενται επί πληρωμή. Η δωρεάν έκδοση καλύπτει τις ανάγκες ενός εκπαιδευτικού αλλά σίγουρα όχι εκείνες ενός ολόκληρου οργανισμού.

Χαρακτηριστικά

·         Συνδυασμός κατάλληλων εργαλείων διαχείρισης έργων 

·         Γραμμή εργαλείων εργασιών (διάγραμμα Gantt)

·         Εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας 

·         Ανάθεση εργασιών 

·         Ενημερώσεις καταστάσεων 

·         Ειδοποιήσεις

TeamGantt 

Το TeamGantt είναι ένα διαδικτυακό λογισμικό προγραμματισμού έργων. Με αυτό το λογισμικό Gantt μπορείτε πλέον να σχεδιάζετε και να διαχειρίζεστε τα έργα σας πολύ εύκολα. Προσφέρει επίσης δωρεάν τη δυνατότητα πρόσβασης και επεξεργασίας του διαγράμματος Gantt από τους συναδέλφους/-ισσες, τα μέλη της ομάδας, τους μαθητές/-τριες και τους φίλους/-ες σας.

Χαρακτηριστικά

·         Επιλογές μεταφοράς και απόθεσης (drag and drop) για εύκολη χρήση 

·         Δυνατότητα ελέγχου της διαθεσιμότητας πριν από την ανάθεση εργασιών

·         Πρόσβαση από οπουδήποτε στο διαδίκτυο 

·         Δυνατότητα παρακολούθησης της προόδου και δημιουργίας σχετικών αναφορών

 

Συνοψίζοντας, η διαχείριση έργων μπορεί να εμπλακεί σε κάθε πτυχή της ζωής ενός ατόμου, ιδίως των εκπαιδευτικών, αλλά και να βελτιώσει την επαγγελματική τους σταδιοδρομία. Βέβαια, η γνώση της διαχείρισης έργων είναι μόνο το πρώτο βήμα, μιας και ο σύγχρονος κόσμος εξελίσσεται συνεχώς. Η εκμάθηση της χρήσης εργαλείων διαχείρισης έργων θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε μεγάλους όγκους εργασίας, να βελτιώσετε τις ικανότητες λήψης αποφάσεων, διαχείρισης χρόνου αλλά και τις οργανωτικές σας ικανότητες. Αυτό, σε συνδυασμό με άλλα ψηφιακά εργαλεία που αναλύθηκαν προηγουμένως και μπορούν να αναδείξουν άλλες δεξιότητες του ατόμου όπως η ηγεσία, η επικοινωνία, η παρακίνηση των άλλων και του εαυτού του/της, η αξιοπιστία και η διευθέτηση των συγκρούσεων, ανοίγουν το δρόμο για ένα πολύ παραγωγικό και δημιουργικό επαγγελματικό μέλλον.

 

Μπορείτε να σκεφτείτε μια περίπτωση όπου χρησιμοποιήσατε τις αρχές της διαχείρισης έργου χωρίς να το γνωρίζετε;