Módulo 1.2: Lectura
Iniciación del proyecto
La iniciación de un proyecto es la primera etapa de un proyecto e implica los pasos iniciales para establecer las metas, objetivos y alcance del proyecto, así como identificar a las partes interesadas y realizar un estudio de viabilidad. También incluye el desarrollo de una carta de proyecto, que sirve de base para la planificación y ejecución del proyecto.
La iniciación del proyecto y la planificación del proyecto son dos etapas diferentes pero estrechamente relacionadas en el proceso de gestión de proyectos. La planificación del proyecto, que es el siguiente capítulo, también es el siguiente paso e incluye la creación de un plan detallado que incluya el alcance, el calendario, el presupuesto y los requisitos de recursos del proyecto. También incluye la obtención de la aprobación de la carta del proyecto y del plan de proyecto y la creación de herramientas de gestión de proyectos.
En resumen, la iniciación del proyecto es la fase inicial de un proyecto donde se establecen las bases del proyecto y la planificación del proyecto es el siguiente paso donde se definen los objetivos del proyecto y se hace un plan detallado para alcanzar estos objetivos. También el paso de iniciación es una oportunidad para evaluar previamente el proyecto antes de que sea demasiado tarde, ya que planificar la mayoría de las veces es un proceso difícil. (Figura 2)
Figura 2: La iniciación del proyecto es una oportunidad para preevaluar el proyecto y evitar una planificación inútil.
El inicio del proyecto implica varios pasos para garantizar que el proyecto esté preparado para el éxito. Aquí te presentamos una visión general de los pasos implicados:
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Definir el proyecto: Identificar claramente las metas y objetivos del proyecto, así como cualquier restricción o limitación.
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Realizar un estudio de viabilidad: Analizar la viabilidad del proyecto en términos de requerimientos técnicos, financieros y de recursos.
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Desarrollar una carta de proyecto: este documento resume los objetivos, objetivos, partes interesadas y entregables del proyecto. Sirve de base para la planificación y ejecución del proyecto.
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Identifique a las partes interesadas: identifique a todas las partes interesadas, incluido el patrocinador del proyecto, al gestor del proyecto y a los miembros del equipo del proyecto, y determine sus funciones y responsabilidades.
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Obtenga la aprobación: obtenga la aprobación del patrocinador del proyecto y de otras partes interesadas clave para la carta del proyecto
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Supervisar y controlar: Establecer una manera de supervisar el progreso del proyecto y hacer los ajustes que sean necesarios para mantener el proyecto en el buen camino.
Estos son los pasos generales para iniciar el proyecto, el proceso exacto puede variar en función de la complejidad del proyecto y de la metodología de gestión de proyectos de la organización.
Definir el proyecto y hacer el seguimiento
La definición del proyecto implica identificar el propósito, las metas y los objetivos del proyecto, describir el alcance del proyecto, identificar a las partes interesadas, desarrollar un plan de proyecto de alto nivel e identificar los riesgos potenciales. Este es un paso que sucederá en las dos fases de inicio y planificación. Una mejor definición del proyecto al principio significa una planificación más fácil más adelante. Este paso es crucial para establecer la dirección y el alcance del proyecto, asegurándose de que todos los involucrados en el proyecto entiendan qué se espera de ellos y que el proyecto esté preparado para el éxito. Además, la supervisión debe diseñarse antes de comenzar el proyecto, ya que es un factor clave para la mejora continua, un elemento clave del ciclo Plan Do Check Act (PDCA) y, finalmente, del rendimiento general.
Cicle PDCA i la seva importància
El cicle Plan-Do-Check-Act (PDCA), també conegut com a cicle de Deming o cicle de Shewhart, és un model de quatre passos per a la millora contínua. El cicle PDCA és un procés que es pot utilitzar per millorar qualsevol aspecte d'una organització, des del desenvolupament del producte fins al servei al client. Els quatre passos del cicle PDCA són: Planificar, Fer, Comprovar i Actuar. En el pas Pla, s'identifica un problema o oportunitat i es desenvolupa un pla per abordar-lo. En el pas Do, s'implementa el pla. En el pas Check es mesuren i analitzen els resultats de la implementació. Finalment, en el pas Acta, es fan els canvis oportuns en funció dels resultats de l'anàlisi. En seguir el cicle PDCA, les organitzacions, però també les persones com els professors, poden millorar contínuament els seus processos, mètodes i operacions, donant lloc a millors resultats i una major eficiència. (Figura 3)
Figura 3: El cicle PDCA fa referència a la millora contínua
El pas de verificació
El Check step del cicle PDCA és la fase on es mesuren i analitzen els resultats de la implantació. L'objectiu principal d'aquest pas és determinar si el pla ha aconseguit els resultats previstos. A continuació es detallen algunes activitats clau que es poden fer durant aquest pas:
- Mesurar i recopilar dades: això inclou identificar els indicadors clau de rendiment (KPI) que s'utilitzaran per avaluar l'eficàcia del pla i recopilar dades sobre aquests KPI.
- Analitzar les dades: això inclou revisar les dades recopilades i identificar qualsevol patró o tendència. Això es pot fer utilitzant eines estadístiques com ara gràfics de control, histogrames i diagrames de Pareto.
- Compareu les dades amb les metes i objectius del pla: això inclou avaluar si el pla ha complert els resultats previstos i identificar les àrees en què el pla s'ha quedat curt.
- Comunicar els resultats: Això inclou compartir els resultats de l'anàlisi amb les parts interessades rellevants, com ara l'equip del projecte i el patrocinador del projecte.
- Identificar qualsevol problema o àrea de millora: Això inclou identificar els problemes que han sorgit durant la implementació del pla i determinar com es poden abordar.
Mitjançant la realització d'una anàlisi exhaustiva en el pas de comprovació, les organitzacions, per exemple el Ministeri d'Educació i individus com els professors poden assegurar-se que tenen una comprensió clara de l'eficàcia del pla i poden prendre decisions informades sobre com millorar el pla en el següent pas del cicle PDCA, Act.
Comparteix algunes raons per les quals la iniciació del projecte hauria de ser diferent de la planificació del projecte i per què el cicle PDCA s'ha de planificar en la fase d'inici?