Mòdul 1.2: Lectura
Iniciació del projecte
La iniciació d'un projecte és la primera etapa d'un projecte i implica els passos inicials per establir les metes, objectius i abast del projecte, així com identificar les parts interessades i realitzar un estudi de viabilitat. També inclou el desenvolupament d'una carta de projecte, que serveix de base per a la planificació i execució del projecte.
La iniciació del projecte i la planificació del projecte són dues etapes diferents però estretament relacionades en el procés de gestió de projectes. La planificació del projecte, que és el següent capítol, també és el següent pas i inclou la creació d'un pla detallat que inclogui l'abast, el calendari, el pressupost i els requisits de recursos del projecte. També inclou l'obtenció de l'aprovació de la carta del projecte i del pla de projecte i la creació d'eines de gestió de projectes.
En resum, la iniciació del projecte és la fase inicial d'un projecte on s'estableixen les bases del projecte i la planificació del projecte és el següent pas on es defineixen els objectius del projecte i es fa un pla detallat per assolir aquests objectius. També el pas d'iniciació és una oportunitat per avaluar prèviament el projecte abans que sigui massa tard, ja que planificar la majoria de les vegades és un procés difícil. (Figura 2)
Figura 2: La iniciació del projecte és una oportunitat per preavaluar el projecte i evitar una planificació inútil.
L'inici del projecte implica diversos passos per garantir que el projecte estigui preparat per a l'èxit. Aquí teniu una visió general dels passos implicats:
Definir el projecte: Identificar clarament les metes i objectius del projecte, així com qualsevol restricció o limitació.
Realitzar un estudi de viabilitat: Analitzar la viabilitat del projecte en termes de requeriments tècnics, financers i de recursos.
Desenvolupar una carta de projecte: aquest document resumeix els objectius, objectius, parts interessades i lliurables del projecte. Serveix de base per a la planificació i execució del projecte.
Identifiqueu les parts interessades: identifiqueu totes les parts interessades, inclòs el patrocinador del projecte, el gestor del projecte i els membres de l'equip del projecte, i determineu les seves funcions i responsabilitats.
Obteniu l'aprovació: obteniu l'aprovació del patrocinador del projecte i d'altres parts interessades clau per a la carta del projecte
Supervisar i controlar: Establir una manera de supervisar el progrés del projecte i fer els ajustos que siguin necessaris per mantenir el projecte en el bon camí.
Aquests són els passos generals per iniciar el projecte, el procés exacte pot variar en funció de la complexitat del projecte i de la metodologia de gestió de projectes de l'organització.
Definir el projecte i fer el seguiment
La definició del projecte implica identificar el propòsit, les metes i els objectius del projecte, descriure l'abast del projecte, identificar les parts interessades, desenvolupar un pla de projecte d'alt nivell i identificar els riscos potencials. Aquest és un pas que succeirà en les dues fases d'inici i planificació. Una millor definició del projecte al principi significa una planificació més fàcil més endavant. Aquest pas és crucial per establir la direcció i l'abast del projecte, assegurant-se que tots els involucrats en el projecte entenguin què s'espera d'ells i que el projecte estigui preparat per a l'èxit. A més, la supervisió s'ha de dissenyar abans de començar el projecte, ja que és un factor clau per a la millora contínua, un element clau del cicle Plan Do Check Act (PDCA) i, finalment, del rendiment general.
Cicle PDCA i la seva importància
El cicle Plan-Do-Check-Act (PDCA), també conegut com a cicle de Deming o cicle de Shewhart, és un model de quatre passos per a la millora contínua. El cicle PDCA és un procés que es pot utilitzar per millorar qualsevol aspecte d'una organització, des del desenvolupament del producte fins al servei al client. Els quatre passos del cicle PDCA són: Planificar, Fer, Comprovar i Actuar. En el pas Pla, s'identifica un problema o oportunitat i es desenvolupa un pla per abordar-lo. En el pas Do, s'implementa el pla. En el pas Check es mesuren i analitzen els resultats de la implementació. Finalment, en el pas Acta, es fan els canvis oportuns en funció dels resultats de l'anàlisi. En seguir el cicle PDCA, les organitzacions, però també les persones com els professors, poden millorar contínuament els seus processos, mètodes i operacions, donant lloc a millors resultats i una major eficiència. (Figura 3)
Figura 3: El cicle PDCA fa referència a la millora contínua
El pas de verificació
El Check step del cicle PDCA és la fase on es mesuren i analitzen els resultats de la implantació. L'objectiu principal d'aquest pas és determinar si el pla ha aconseguit els resultats previstos. A continuació es detallen algunes activitats clau que es poden fer durant aquest pas:By conducting a thorough analysis in the Check step, organizations , for example ministry of education and individuals like teachers can ensure that they have a clear understanding of the plan's effectiveness, and can make informed decisions on how to improve the plan in the next step of the PDCA cycle, Act.
Share some reasons why project initiation should be different from project planning and why the PDCA cycle should be planed at the phase of initiation?
- Mesurar i recopilar dades: això inclou identificar els indicadors clau de rendiment (KPI) que s'utilitzaran per avaluar l'eficàcia del pla i recopilar dades sobre aquests KPI.
- Analitzar les dades: això inclou revisar les dades recopilades i identificar qualsevol patró o tendència. Això es pot fer utilitzant eines estadístiques com ara gràfics de control, histogrames i diagrames de Pareto.
- Compareu les dades amb les metes i objectius del pla: això inclou avaluar si el pla ha complert els resultats previstos i identificar les àrees en què el pla s'ha quedat curt.
- Comunicar els resultats: Això inclou compartir els resultats de l'anàlisi amb les parts interessades rellevants, com ara l'equip del projecte i el patrocinador del projecte.
- Identificar qualsevol problema o àrea de millora: Això inclou identificar els problemes que han sorgit durant la implementació del pla i determinar com es poden abordar.
Mitjançant la realització d'una anàlisi exhaustiva en el pas de comprovació, les organitzacions, per exemple el Ministeri d'Educació i individus com els professors poden assegurar-se que tenen una comprensió clara de l'eficàcia del pla i poden prendre decisions informades sobre com millorar el pla en el següent pas del cicle PDCA, Act.
Comparteix algunes raons per les quals la iniciació del projecte hauria de ser diferent de la planificació del projecte i per què el cicle PDCA s'ha de planificar en la fase d'inici?