Ενότητα 1.3: Ανάγνωση
Βήματα σχεδιασμού έργου
Ο σχεδιασμός έργου στα σχολικά προγράμματα είναι η διαδικασία κατάρτισης ενός λεπτομερούς σχεδίου για την υλοποίηση ενός συγκεκριμένου εκπαιδευτικού έργου ή πρωτοβουλίας. Αυτό περιλαμβάνει τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής, των στόχων και των αποτελεσμάτων του έργου, καθώς και τον προσδιορισμό των απαιτούμενων πόρων, όπως τα υλικά, ο εξοπλισμός, οι γνώσεις, τα άτομα που θα συμμετάσχουν και το χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης. Θα πρέπει να συμμετέχουν στη διαδικασία σχεδιασμού όλα τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη, όπως οι εκπαιδευτικοί, οι διοικητικοί υπάλληλοι, οι γονείς, τα μέλη της τοπικής κοινότητας, αν χρειάζεται, όπως και οι μαθητές/-τριες, ώστε να διασφαλιστεί η συμμετοχή και η εναρμόνιση με τους στόχους και τους σκοπούς του έργου. Ο αποτελεσματικός σχεδιασμός έργων στα σχολεία απαιτεί σαφή επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας άλλα και τη χρήση εργαλείων και τεχνικών διαχείρισης έργων προκειμένου το έργο να παραμείνει στη σωστή πορεία και να επιτύχει.
Το έργο θα πρέπει επίσης να ευθυγραμμίζεται με τους γενικούς εκπαιδευτικούς σκοπούς και στόχους του σχολείου και να συνεκτιμά τις ανάγκες και τις ικανότητες των μαθητών/-τριών που θα συμμετάσχουν σε αυτό. Αυτό περιλαμβάνει την αξιολόγηση των προηγούμενων γνώσεων και δεξιοτήτων των μαθητών/-τριών καθώς και των μαθησιακών τους στυλ και αναγκών, ώστε να διασφαλιστεί ότι το έργο είναι προσαρμοσμένο στις ικανότητες και τα ενδιαφέροντά τους.
Επιπλέον, ο σχεδιασμός έργου στα σχολικά προγράμματα θα πρέπει να περιλαμβάνει τη χρήση της τεχνολογίας και άλλων εργαλείων που θα μπορούσαν να βελτιώσουν τη μαθησιακή εμπειρία των μαθητών/-τριών και να διευκολύνουν την επίτευξη των στόχων του έργου.
Σχεδιασμός έργου βήμα προς βήμα.
Ο προγραμματισμός του έργου περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός λεπτομερούς οδικού χάρτη για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων του έργου εντός ενός καθορισμένου χρονικού πλαισίου και προϋπολογισμού.
Η δομή ανάλυσης εργασιών (WBS) είναι μια ιεραρχική αναπαράσταση των εργασιών και των υποεργασιών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου. Πρόκειται για ένα οπτικό εργαλείο που χρησιμοποιείται για την οργάνωση και τον διαχωρισμό ενός έργου σε μικρότερα, διαχειρίσιμα τμήματα.
Τα διαγράμματα Gantt είναι ένας τύπος ραβδογράμματος που απεικονίζει τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης των επιμέρους εργασιών και υποεργασιών ενός έργου. Χρησιμοποιούνται για την οπτικοποίηση του χρονοδιαγράμματος του έργου και την παρακολούθηση της προόδου.
Η WBS και τα διαγράμματα Gantt χρησιμοποιούνται συνήθως συνδυαστικά, προκειμένου να παρέχουν μια ολοκληρωμένη επισκόπηση του πεδίου εφαρμογής και του χρονοδιαγράμματος ενός έργου.
Η δημιουργία μιας WBS και ενός διαγράμματος Gantt στην αρχή ενός έργου βοηθά τους διαχειριστές/-τριες του έργου να εντοπίσουν τους πιθανούς κινδύνους και τα προβλήματα και να κάνουν τις απαραίτητες προσαρμογές για να παραμείνουν εντός χρονοδιαγράμματος και προϋπολογισμού.
Η τακτική ενημέρωση της WBS και του διαγράμματος Gantt καθ' όλη τη διάρκεια του έργου διασφαλίζει την εμπρόθεσμη ολοκλήρωση των εργασιών και τη σταθερή πορεία του έργου.
Δομή ανάλυσης εργασιών (WBS)
Όπως αναφέρθηκε, η δομή WBS είναι ένα οπτικό εργαλείο-τεχνική που κάνει το έργο πιο εύχρηστο και προσιτό. Βοηθά στην ενσωμάτωση των βασικών σημείων του πεδίου εφαρμογής και του χρονοδιαγράμματος. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου, περιλαμβάνει διαφορετικά επίπεδα. (Εικόνα 4)
Εικόνα 4: Διαφορετικές δομές WBS ως προς τα επίπεδα
Τα στοιχεία επιπέδου 1 ή με άλλα λόγια η επάνω σειρά (πράσινα πεδία) είναι οι συνοπτικές περιγραφές των παραδοτέων που πρέπει να αποτυπώνουν το 100% του πεδίου εφαρμογής του έργου. Η διαδικασία συνεχίζεται με περαιτέρω διάσπαση των στοιχείων του επιπέδου 1 μέχρις ότου η εργασία να αποτελείται από στοιχεία που καλύπτονται από ένα μόνο άτομο ή μια ομάδα. Η διάσπαση ολοκληρώνεται όταν δεν υπάρχει κάποιο στοιχείο που μπορεί να κατακερματιστεί περαιτέρω προκειμένου να απλοποιηθεί ο φόρτος εργασίας. Τα στοιχεία του χαμηλότερου επιπέδου (κίτρινα πεδία) στη WBS ονομάζονται πακέτα εργασίας (ΠΕ).
Τα πακέτα εργασίας (ΠΕ) θα πρέπει να είναι εύκολα διαχειρίσιμα ως βασικά στοιχεία και να καλύπτουν το 100% του πεδίου εφαρμογής. Για τον λόγο αυτό συστήνεται η δημιουργία ενός λεξικού WBS, δηλαδή μιας λεκτικής περιγραφής των ΠΕ.
Το λεξικό WBS είναι μια περιφραστική περιγραφή των εργασιών που καλύπτονται από κάθε στοιχείο της WBS και κυρίως, από αυτά στα βασικά επίπεδα. Οι περιγραφές θα πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως όρια, ορόσημα, κινδύνους, ιδιοκτήτης/-τρια, κόστος κ.λπ. Η περιγραφή διασφαλίζει ότι η εργασία δεν θα τροποποιηθεί καθ' όλη τη διάρκεια του έργου από εξωτερικούς παράγοντες, για παράδειγμα από μη αξιολογημένες επιθυμίες των ενδιαφερομένων μερών. Χωρίς ένα λεξικό WBS δεν νοείται μια ολοκληρωμένη βάση για το έργο και, συνεπώς, δεν μπορεί να μετρηθεί ή να ελεγχθεί η απόδοση του πεδίου εφαρμογής του έργου.
Εικόνα 5: Παράδειγμα WBS σε ένα απλό πράσινο έργο
Τα στοιχεία του επιπέδου 1, τα πακέτα λέξεων και το λεξικό WBS αποτελούν το βασικό πεδίο εφαρμογής, όπως φαίνεται και στην παραπάνω εικόνα (Εικόνα 5) ενός παραδείγματος υλοποίησης σε ένα πράσινο σχολικό έργο. Η δομή ανάλυσης εργασιών μπορεί να εξαχθεί σε διάγραμμα Gantt για τον περαιτέρω προγραμματισμό και έλεγχο του έργου.
Τι από τα παραπάνω χρειάζεστε για να περιγράψετε το βασικό πεδίο εφαρμογής του έργου; Μπορείτε να σκεφτείτε άλλους λόγους για τους οποίους το λεξικό WBS είναι πολύ σημαντικό;
Διαγράμματα Gantt
Το διάγραμμα Gantt είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργων που χρησιμοποιείται για τον σχεδιασμό, τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση ενός έργου. Με τη χρήση ενός διαγράμματος Gantt, οι εκπαιδευτικοί μπορούν να βελτιώσουν τις διαδικασίες σχεδιασμού και προγραμματισμού τους, όπως και να ενισχύσουν τη συνεργασία μεταξύ απομακρυσμένων εργαζομένων, την ανάθεση των καθηκόντων και την κατανομή των πόρων. Στα σχολικά έργα, ένα διάγραμμα Gantt είναι ένα εύχρηστο εργαλείο, καθώς παρέχει μια επισκόπηση των εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν προτού ξεκινήσουν άλλες, όπως και μια επισκόπηση της πορείας του έργου σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα.
Το διάγραμμα παρουσιάζει όλες τις πληροφορίες σε οπτική μορφή, χρησιμοποιώντας ένα οριζόντιο ραβδόγραμμα, το οποίο επιτρέπει στους διαχειριστές/-τριες έργων και τα μέλη της ομάδας να παρακολουθούν εύκολα τα χρονοδιαγράμματα εργασιών, τις αλληλεξαρτήσεις και τη σχετική πρόοδο. Σχεδιάζοντας όλες τις εργασίες εκ των προτέρων και προβάλλοντάς τις συγκεντρωτικά σε ένα έγγραφο, οι ομάδες έχουν τη δυνατότητα να ολοκληρώνουν το έργο τους εγκαίρως.
Οι εργασίες, που συνήθως είναι τα πακέτα εργασίας, απεικονίζονται στον άξονα Υ του διαγράμματος Gantt, ενώ η διάρκειά τους απεικονίζεται στον άξονα Χ. Κάθε εργασία αναπαρίσταται από μια ράβδο. Το μήκος της ράβδου αντιπροσωπεύει τη διάρκειά της. Εάν δύο ράβδοι επικαλύπτονται στον άξονα Χ, αυτό σημαίνει ότι οι δύο εργασίες εκτελούνται ταυτόχρονα.
Εικόνα 6: Παράδειγμα διαγράμματος Gantt
Όπως βλέπετε στο παραπάνω παράδειγμα (Εικόνα 6), ένα διάγραμμα Gantt επιτρέπει στους διαχειριστές/-τριες έργου να έχουν μια συνοπτική επισκόπηση των πληροφοριών του έργου, όπως:
Λίστα εργασιών που συνθέτουν ένα έργο
Ημερομηνίες έναρξης και λήξης κάθε εργασίας
Αλληλεξαρτήσεις εργασιών
Προγραμματισμός
Πρόοδος κάθε εργασίας
Υπεύθυνος/-η κάθε εργασίας
Ένα διάγραμμα Gantt είναι χρήσιμο για τη διατήρηση της πορείας ενός έργου, ειδικά όταν έχετε πολλαπλές αλληλεξαρτήσεις και πολλές εργασίες που εκτελούνται ταυτόχρονα.
Υπάρχουν και άλλα διαγράμματα που βοηθούν στη διαχείριση του χρόνου ενός έργου. Ποια είναι τα κύρια πλεονεκτήματα ενός διαγράμματος Gantt;