Ενότητα 1.2: Ανάγνωση
Έναρξη του έργου
Η έναρξη είναι το πρώτο στάδιο ενός έργου και περιλαμβάνει τα αρχικά βήματα για τον καθορισμό των σκοπών, των στόχων και του πεδίου εφαρμογής του έργου καθώς και τον προσδιορισμό των ενδιαφερομένων μερών και τη σύνταξη της μελέτης σκοπιμότητας. Περιλαμβάνει επίσης την ανάπτυξη ενός καταστατικού χάρτη έργου, ο οποίος αποτελεί τη βάση για τον σχεδιασμό και την εκτέλεση του έργου.
Η έναρξη και ο σχεδιασμός έργου είναι δύο διακριτά αλλά στενά συνδεδεμένα στάδια της διαδικασίας διαχείρισης έργου. Ο σχεδιασμός του έργου, δηλαδή το δεύτερο βήμα που αναλύεται στο επόμενο κεφάλαιο, περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός λεπτομερούς σχεδίου που περιλαμβάνει το πεδίο εφαρμογής του έργου, το χρονοδιάγραμμα, τον προϋπολογισμό και τις απαιτήσεις σε πόρους. Περιλαμβάνει επίσης την έγκριση του καταστατικού χάρτη και του σχεδίου έργου, όπως και τη ρύθμιση των εργαλείων διαχείρισης έργου.
Συνοπτικά, η έναρξη είναι η αρχική φάση ενός έργου όπου «στήνονται» τα θεμέλια, ενώ ο σχεδιασμός του έργου είναι το επόμενο βήμα όπου καθορίζονται οι στόχοι και καταρτίζεται ένα λεπτομερές σχέδιο για την επίτευξη των στόχων αυτών. Επίσης, το στάδιο της έναρξης είναι μια ευκαιρία για την έγκαιρη προ-αξιολόγηση του έργου, καθώς ο σχεδιασμός αποτελεί συνήθως μια πολύ δύσκολη διαδικασία. (Εικόνα 2)
Εικόνα 2: Η έναρξη του έργου είναι μια ευκαιρία για την προ-αξιολόγηση του έργου και την αποφυγή άσκοπων σχεδίων.
Η έναρξη περιλαμβάνει τα εξής στάδια που διασφαλίζουν την επιτυχία του έργου:
Ορισμός του έργου: Προσδιορίστε με σαφήνεια τους σκοπούς και τους στόχους του έργου καθώς και τυχόν περιορισμούς ή δεσμεύσεις.
Εκπόνηση μελέτης σκοπιμότητας: Αναλύστε τη σκοπιμότητα του έργου όσον αφορά τις απαιτήσεις σε τεχνικά μέσα, κεφάλαια και πόρους.
Δημιουργία καταστατικού χάρτη έργου: Το συγκεκριμένο έγγραφο περιγράφει συνοπτικά τους σκοπούς, τους στόχους, τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα παραδοτέα του έργου. Αποτελεί τη βάση για τον σχεδιασμό και την εκτέλεση του έργου.
Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων μερών: Προσδιορίστε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένου του/της ανάδοχου του έργου, του διαχειριστή/-τριας του έργου και των μελών της ομάδας έργου και ορίστε τους ρόλους και τις αρμοδιότητές τους.
Λήψη έγκρισης: Λάβετε έγκριση για τον καταστατικό χάρτη του έργου από τον/την ανάδοχο του έργου και άλλα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη.
Παρακολούθηση και έλεγχος: Ορίστε έναν τρόπο παρακολούθησης της προόδου του έργου και κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές για να διατηρήσετε το έργο στη σωστή πορεία.
Αυτά είναι τα γενικά βήματα για την έναρξη ενός έργου, ενώ η ακριβής διαδικασία μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου και τη μεθοδολογία διαχείρισης που ακολουθεί ο εκάστοτε οργανισμός.
Καθορισμός του έργου και παρακολούθηση
Ο καθορισμός του έργου περιλαμβάνει τον προσδιορισμό του σκοπού και των στόχων του έργου, την περιγραφή του πεδίου εφαρμογής του έργου, τον προσδιορισμό των ενδιαφερομένων μερών, την ανάπτυξη ενός σχεδίου έργου υψηλού επιπέδου και τον προσδιορισμό τυχόν κινδύνων. Αυτό είναι ένα βήμα που θα γίνει και στις δύο πρώτες φάσεις (έναρξη και σχεδιασμός). Όταν ένα έργο καθορίζεται αποτελεσματικά από την αρχή, σημαίνει ότι ο σχεδιασμός του στο επόμενο στάδιο θα είναι ευκολότερος. Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο για τον καθορισμό της κατεύθυνσης και του πεδίου εφαρμογής του έργου, διασφαλίζοντας ότι όλοι όσοι/-ες εμπλέκονται στο έργο κατανοούν τις αρμοδιότητές τους και ότι το έργο έχει σχεδιαστεί με στόχο την επιτυχία. Επιπλέον, ο τρόπος παρακολούθησης θα πρέπει να σχεδιάζεται προτού ξεκινήσει το έργο, καθώς αποτελεί βασικό παράγοντα συνεχούς βελτίωσης, κάτι που είναι βασικό στοιχείο του κύκλου Σχεδιασμός-Υλοποίηση-Έλεγχος-Δράση (PDCA) και, συνεπώς, βασικό συστατικό στοιχείο της συνολικής απόδοσης.
Ο κύκλος PDCA και η αξία του
Ο κύκλος Σχεδιασμός-Υλοποίηση-Έλεγχος-Δράση (PDCA), επίσης γνωστός ως κύκλος Deming ή κύκλος Shewhart, είναι ένα μοντέλο τεσσάρων βημάτων συνεχούς βελτίωσης. Ο κύκλος PDCA είναι μια διαδικασία που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη βελτίωση κάθε διάστασης και βήματος ενός έργου. Τα τέσσερα βήματα του κύκλου PDCA είναι τα εξής: σχεδιασμός, υλοποίηση, έλεγχος και δράση. Στο στάδιο του σχεδιασμού, εντοπίζεται ένα πρόβλημα ή μια ευκαιρία και αναπτύσσεται ένα σχέδιο για την αντιμετώπισή του. Στο βήμα υλοποίησης, το σχέδιο υλοποιείται. Στο βήμα ελέγχου, μετρούνται και αναλύονται τα αποτελέσματα της υλοποίησης. Τέλος, στο βήμα δράσης, πραγματοποιούνται οι κατάλληλες αλλαγές με βάση τα αποτελέσματα της ανάλυσης. Ακολουθώντας τον κύκλο PDCA, οι οργανισμοί αλλά μεμονωμένα άτομα, όπως οι εκπαιδευτικοί, βελτιώνουν συνεχώς τις διαδικασίες, τις μεθόδους και τις λειτουργίες τους, οδηγώντας σε καλύτερα αποτελέσματα και αυξημένη αποδοτικότητα (Εικόνα 3).
Εικόνα 3: Ο κύκλος PDCA αποσκοπεί στη συνεχή βελτίωση
Το βήμα ελέγχου
Το βήμα ελέγχου του κύκλου PDCA είναι η φάση κατά την οποία μετρούνται και αναλύονται τα αποτελέσματα της υλοποίησης. Ο κύριος στόχος αυτού του βήματος είναι να διαπιστωθεί εάν το σχέδιο έχει επιτύχει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματά του. Ακολουθούν ορισμένες βασικές ενέργειες που μπορούν να πραγματοποιηθούν κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος:
- Μέτρηση και συλλογή δεδομένων: Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των καίριων δεικτών απόδοσης (KPI) που θα χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του σχεδίου και τη συλλογή δεδομένων για τους εν λόγω KPI.
- Ανάλυση δεδομένων: Περιλαμβάνει την επανεξέταση των δεδομένων που συλλέχθηκαν και τον εντοπισμό τυχόν μοτίβων ή τάσεων. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χρήση στατιστικών εργαλείων, όπως διαγράμματα ελέγχου, ιστογράμματα και διαγράμματα Pareto.
- Σύγκριση των δεδομένων με τους σκοπούς και τους στόχους του σχεδίου: Αξιολογεί το κατά πόσον το σχέδιο έχει επιτύχει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματά του και εντοπίζει τυχόν τομείς στους οποίους το σχέδιο δεν ανταποκρίθηκε στις προβλέψεις.
- Ανακοίνωση των αποτελεσμάτων: Περιλαμβάνει τη γνωστοποίηση των αποτελεσμάτων της ανάλυσης στα ενδιαφερόμενα μέρη, όπως στην ομάδα του έργου ή/και στον/στην ανάδοχο του έργου.
- Εντοπισμός τυχόν προβλημάτων ή τομέων που χρήζουν βελτίωσης: Περιλαμβάνει τον εντοπισμό τυχόν ζητημάτων που προέκυψαν κατά την υλοποίηση του σχεδίου και τον προσδιορισμό του τρόπου αντιμετώπισής τους.
Με τη διενέργεια μιας ενδελεχούς ανάλυσης στο βήμα ελέγχου, οι οργανισμοί και μεμονωμένα άτομα, π.χ. το υπουργείο Παιδείας ή οι εκπαιδευτικοί, βεβαιώνονται ότι έχουν σαφή κατανόηση της αποτελεσματικότητας του σχεδίου και μπορούν να λάβουν τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης του σχεδίου στο επόμενο βήμα του κύκλου PDCA, δηλαδή τη δράση.
Μοιραστείτε μερικούς λόγους για τους οποίους η έναρξη του έργου θα πρέπει να διαφέρει από τον προγραμματισμό του έργου, όπως και γιατί ο κύκλος PDCA θα πρέπει να σχεδιάζεται κατά το στάδιο της έναρξης.