Modulo 1.3: Pianificazione del progetto
Fasi della pianificazione del progetto
La pianificazione del progetto nei programmi scolastici è il processo di creazione di un piano dettagliato per l'implementazione di uno specifico progetto o iniziativa educativa. Ciò comporta la definizione della portata, degli obiettivi e dei risultati del progetto, nonché l'identificazione delle risorse necessarie, come materiali, attrezzature, conoscenze, persone da coinvolgere e tempi di realizzazione. È importante coinvolgere nel processo di pianificazione tutte le parti interessate, come insegnanti, amministratori, genitori, membri della comunità locale, se necessario, e studenti, per garantire il coinvolgimento e l'allineamento sugli obiettivi del progetto. Un'efficace pianificazione del progetto nelle scuole richiede una chiara comunicazione e collaborazione tra i membri del team e l'uso di strumenti e tecniche di gestione del progetto per garantire che il progetto rimanga in linea e abbia successo.
È inoltre importante allineare il progetto con gli obiettivi educativi generali della scuola e considerare le esigenze e le capacità degli studenti che parteciperanno al progetto. Ciò include la valutazione delle conoscenze e delle competenze pregresse degli studenti, nonché dei loro stili di apprendimento e delle loro esigenze, per garantire che il progetto sia adatto alle loro capacità e ai loro interessi.
Inoltre, la pianificazione dei progetti nei programmi scolastici dovrebbe considerare anche l'integrazione della tecnologia e di altri strumenti che potrebbero migliorare l'esperienza di apprendimento degli studenti e facilitare il raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Pianificazione del progetto passo dopo passo.
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La pianificazione del progetto prevede la creazione di una tabella di marcia dettagliata per il raggiungimento di obiettivi specifici del progetto entro un periodo di tempo e un budget definiti.
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Una Work Breakdown Structure (WBS) è una rappresentazione gerarchica delle attività e delle sottoattività necessarie per completare un progetto. È uno strumento visivo utilizzato per organizzare e dividere un progetto in componenti più piccoli e gestibili.
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I diagrammi di Gantt sono un tipo di diagramma a barre che illustra le date di inizio e fine delle varie attività e sottoattività di un progetto. Vengono utilizzati per visualizzare il calendario del progetto e per tenere traccia dei progressi.
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Le WBS e i diagrammi di Gantt sono spesso utilizzati in combinazione per fornire una panoramica completa dell'ambito e della tempistica di un progetto.
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La creazione di una WBS e di un diagramma di Gantt all'inizio di un progetto può aiutare i project manager a identificare i potenziali rischi e problemi e ad apportare le modifiche necessarie per rispettare i tempi e il budget.
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Aggiornare regolarmente la WBS e il diagramma di Gantt nel corso del progetto può aiutare a garantire che le attività siano completate in tempo e che il progetto rimanga in linea con i tempi.
Struttura di ripartizione del lavoro (WBS)
Come già detto, la struttura della WBS è uno strumento-tecnica visiva utilizzato per rendere il lavoro più gestibile e accessibile. Aiuta a integrare le linee di base dell'ambito e del calendario. A seconda della complessità del progetto, i livelli richiesti sono diversi. (Figura 4)
Figura 4: Diverse strutture WBS in termini di livelli
Gli elementi di livello 1 o, in altre parole, la riga superiore (caselle verdi) sono descrizioni sintetiche dei deliverable che devono catturare il 100% dell'ambito del progetto. Il processo continua con la scomposizione degli elementi di livello 1 fino a quando il lavoro coperto da ciascun elemento è gestito da un'unica persona o team. La regola su quando questa scomposizione termina è quando non c'è qualcosa di più che semplifichi il carico di lavoro. Gli elementi di livello più basso (caselle gialle) della WBS sono chiamati Work Packages (WP).
I pacchetti di parole (WP) , ad eccezione di quelli che dovrebbero essere facilmente gestibili in quanto elementi chiave, dovrebbero coprire il 100% dell'ambito. Per questo motivo è utile la creazione di un dizionario della WBS, in altre parole una descrizione dei WP in parole.
Il dizionario della WBS è una descrizione narrativa del lavoro coperto da ciascun elemento della WBS e in particolare dei livelli di base. Le descrizioni devono includere informazioni quali i confini, le tappe, i rischi, il proprietario, i costi, ecc. Inoltre, questa descrizione assicura che il compito non cambierà nel corso del progetto a causa di fattori esterni, ad esempio i desideri degli stakeholder senza che siano stati valutati. Senza un dizionario WBS, il progetto non ha una base completa e non può misurare o monitorare le prestazioni dell'ambito.
Figura 5: Esempio di WBS in un semplice progetto verde
I componenti di livello 1, i pacchetti di parole e il dizionario WBS costituiscono la linea di base dell'ambito e la figura precedente (Figura 5) è un esempio molto semplice di applicazione in un progetto di scuola ecologica. La Work Breakdown Structure può essere esportata in un diagramma di Gantt per un'ulteriore pianificazione e monitoraggio del progetto.
Cosa vi serve per descrivere la linea di base dell'ambito del progetto e pensate ad altre ragioni per cui il dizionario della WBS è molto importante?
Grafici di Gantt
Il diagramma di Gantt è uno strumento utilizzato nella gestione dei progetti per aiutare a pianificare, programmare e monitorare un progetto. Utilizzando un diagramma di Gantt, gli insegnanti possono migliorare la pianificazione e la programmazione, nonché la collaborazione tra lavoratori a distanza, la delega dei compiti e l'allocazione delle risorse. Nei progetti scolastici, un diagramma di Gantt è uno strumento facile da usare per vedere cosa deve essere completato prima di iniziare qualcos'altro e per controllare se tutto va bene secondo i tempi previsti.
Il grafico presenta tutte le informazioni in un formato visivo, utilizzando un grafico a barre orizzontali, che consente ai project manager e ai membri del team di visualizzare facilmente i programmi delle attività, le dipendenze e l'avanzamento a colpo d'occhio. Pianificando tutte le attività in anticipo e visualizzandole in un unico punto, i team sono in grado di completare il progetto in tempo.
Le attività, che di solito sono i pacchetti di lavoro, sono rappresentate sull'asse Y del diagramma di Gantt, con la loro durata sull'asse X. Ogni attività è rappresentata da una barra. La lunghezza della barra rappresenta la sua durata. Se si vedono due barre sovrapposte sull'asse X, significa che si svolgono contemporaneamente.
Figura 6: Esempio di diagramma di Gantt
Come si può vedere in questo esempio (Figura 6), un diagramma di Gantt consente ai project manager di avere una visione rapida di informazioni sul progetto, come ad esempio:
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Elenco dei compiti che compongono un progetto
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Date di inizio e fine di ogni attività
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Dipendenze tra i compiti
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Programmazione
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Stato di avanzamento di ogni attività
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Persona responsabile di ogni compito
Un diagramma di Gantt si rivela utile per tenere sotto controllo un progetto, soprattutto quando le dipendenze sono molteplici e molte attività si svolgono contemporaneamente.
Esistono anche altri grafici che aiutano nella gestione del tempo del progetto, quali sono i principali vantaggi di un diagramma di Gantt?