Modulo 1.2: Avvio del progetto
Avvio del progetto
L'avvio del progetto è la prima fase di un progetto e comprende le fasi iniziali per stabilire gli obiettivi, le finalità e lo scopo del progetto, nonché l'identificazione delle parti interessate e la conduzione di uno studio di fattibilità. Comprende anche lo sviluppo di una carta del progetto, che serve come base per la pianificazione e l'esecuzione del progetto.
L'avvio del progetto e la pianificazione del progetto sono due fasi distinte ma strettamente correlate del processo di gestione del progetto. La pianificazione del progetto, che è il capitolo successivo, è anche la fase successiva e comprende la creazione di un piano dettagliato che include l'ambito del progetto, il calendario, il budget e i requisiti delle risorse. Include anche l'ottenimento dell'approvazione della carta del progetto e del piano di progetto e l'impostazione degli strumenti di gestione del progetto.
In sintesi, l'avvio del progetto è la fase iniziale di un progetto in cui si gettano le basi del progetto e la pianificazione del progetto è la fase successiva in cui si definiscono gli obiettivi del progetto e si fa un piano dettagliato per raggiungere tali obiettivi. Inoltre, la fase di avvio è un'opportunità per pre-valutare il progetto prima che sia troppo tardi, poiché la pianificazione è un processo molto difficile. (Figura 2)
Figura 2: L'avvio del progetto è un'opportunità per prevalutare il progetto ed evitare una pianificazione inutile.
L'avvio di un progetto prevede diverse fasi per garantire che il progetto sia impostato per il successo. Ecco una panoramica generale delle fasi coinvolte:
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Definire il progetto: Identificare chiaramente le finalità e gli obiettivi del progetto, nonché eventuali vincoli o limitazioni.
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Condurre uno studio di fattibilità: Analizzare la fattibilità del progetto in termini di requisiti tecnici, finanziari e di risorse.
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Sviluppare una carta del progetto: questo documento riassume le finalità, gli obiettivi, le parti interessate e i risultati del progetto. Serve come base per la pianificazione e l'esecuzione del progetto.
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Identificare le parti interessate: Identificare tutte le parti interessate, compresi lo sponsor del progetto, il project manager e i membri del team di progetto, e determinare i loro ruoli e responsabilità.
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Ottenere l'approvazione: Ottenere l'approvazione dello statuto del progetto da parte dello sponsor del progetto e degli altri stakeholder chiave.
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Monitoraggio e controllo: Stabilire un modo per monitorare l'avanzamento del progetto e apportare le modifiche necessarie per mantenerlo in linea.
Queste sono le fasi generali dell'avvio di un progetto; il processo esatto può variare a seconda della complessità del progetto e della metodologia di gestione del progetto dell'organizzazione.
Definire il progetto e il monitoraggio
La definizione del progetto implica l'identificazione dello scopo, delle finalità e degli obiettivi del progetto, la delineazione dell'ambito del progetto, l'identificazione degli stakeholder, lo sviluppo di un piano di progetto di alto livello e l'identificazione dei rischi potenziali. Si tratta di un passaggio che deve avvenire in entrambe le fasi di avvio e di pianificazione. Una migliore definizione del progetto all'inizio significa una pianificazione più semplice in seguito. Questa fase è fondamentale per definire la direzione e l'ambito del progetto, per garantire che tutti i partecipanti al progetto comprendano cosa ci si aspetta da loro e che il progetto sia impostato per il successo. Inoltre, il monitoraggio dovrebbe essere progettato prima dell'inizio del progetto, poiché è un fattore chiave per il miglioramento continuo, un elemento fondamentale del ciclo Plan Do Check Act (PDCA) e, in ultima analisi, della performance complessiva.
Il ciclo PDCA e il suo significato
Il ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA), noto anche come ciclo di Deming o ciclo di Shewhart, è un modello in quattro fasi per il miglioramento continuo. Il ciclo PDCA è un processo che può essere utilizzato per migliorare qualsiasi aspetto di un'organizzazione, dallo sviluppo del prodotto al servizio clienti. Le quattro fasi del ciclo PDCA sono: Pianificare, Fare, Verificare e Agire. Nella fase di pianificazione, si identifica un problema o un'opportunità e si sviluppa un piano per affrontarlo. Nella fase Do, il piano viene attuato. Nella fase Check, si misurano e si analizzano i risultati dell'implementazione. Infine, nella fase Act, si apportano le modifiche appropriate in base ai risultati dell'analisi. Seguendo il ciclo PDCA, le organizzazioni, ma anche gli individui come gli insegnanti, possono migliorare continuamente i loro processi, metodi e operazioni, ottenendo risultati migliori e una maggiore efficienza. (Figura 3)
Figura 3: Il ciclo PDCA si riferisce al miglioramento continuo.
La fase di controllo
La fase di verifica del ciclo PDCA è quella in cui vengono misurati e analizzati i risultati dell'implementazione. L'obiettivo principale di questa fase è determinare se il piano ha raggiunto i risultati previsti. Di seguito sono elencate alcune attività chiave che possono essere svolte durante questa fase:
- Misurare e raccogliere dati: Si tratta di identificare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) che verranno utilizzati per valutare l'efficacia del piano e di raccogliere i dati relativi a tali KPI.
- Analizzare i dati: Si tratta di esaminare i dati raccolti e di individuare eventuali modelli o tendenze. A tale scopo si possono utilizzare strumenti statistici come le carte di controllo, gli istogrammi e i diagrammi di Pareto.
- Confrontare i dati con gli obiettivi del piano: Questo significa valutare se il piano ha raggiunto i risultati prefissati e identificare le aree in cui il piano non è stato all'altezza.
- Comunicare i risultati: Questo include la condivisione dei risultati dell'analisi con le parti interessate, come il team di progetto e lo sponsor del progetto.
- Identificare eventuali problemi o aree di miglioramento: Questo include l'identificazione di eventuali problemi emersi durante l'implementazione del piano e la determinazione di come affrontarli.
Conducendo un'analisi approfondita nella fase di verifica, le organizzazioni, ad esempio il ministero dell'Istruzione, e i singoli individui, come gli insegnanti, possono assicurarsi di avere una chiara comprensione dell'efficacia del piano e possono prendere decisioni informate su come migliorare il piano nella fase successiva del ciclo PDCA, Act.
Condividete alcune ragioni per cui l'avvio del progetto dovrebbe essere diverso dalla pianificazione del progetto e perché il ciclo PDCA dovrebbe essere pianificato nella fase di avvio?